Saiba 4 dicas para regularizar sua empresa

Neste início de ano, o empreendedor deve se atentar a diversos pontos para regularizar pendências no CNPJ, bem como ficar alerta quanto aos prazos e requisitos. Para agilizar os procedimentos, o controle financeiro e a organização dos documentos são fundamentais na hora de quitar débitos ou atualizar a situação cadastral.

Em setembro de 2023, a Receita Federal notificou mais de 393 mil microempreendedores individuais (MEIs) inadimplentes – com valor total de débito de R$ 2,25 bilhões à época. A falta de regularização leva a uma série de problemas em operações diárias da empresa e pode chegar a restrições ainda maiores.

“A principal dificuldade para manter o CNPJ totalmente regularizado no Brasil consiste em elaborar um planejamento para o negócio, no qual o empreendedor alcance um equilíbrio. Vale lembrar que a receita não representa o lucro, ou seja, existem despesas com impostos para continuar regular”, explica Fernando José, contador na Agilize Contabilidade Online.

“Outro detalhe é entender o papel de um contador para a gestão, pois há diversas obrigações com o Fisco que precisam ser cumpridas. Com isso, entendemos a necessidade dos planejamentos tributário e financeiro da empresa”, acrescenta.

Segundo o especialista da Agilize Contabilidade Online, a proporção de CNPJs com pendências tem aumentado nos últimos anos em razão do controle ineficiente por parte dos gestores.

Confira, a seguir, quatro dicas para regularizar a sua empresa e tornar mais eficiente a gestão do empreendimento:

1. Aproveitar o Programa Regularize possibilita desconto de até 70% em multas e juros

Em janeiro, a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) abriu cinco editais de transação tributária, nos quais os inscritos na Dívida Ativa da União podem renegociar o débito, até 30 de abril, com desconto de até 70% em juros e multas.

As simulações e a adesão podem ser realizadas na página do programa Regularize, portal de serviços eletrônicos sob responsabilidade da PGFN. A iniciativa busca oferecer oportunidades para que contribuintes regularizem suas dívidas tributárias e não tributárias, como IPTU, ICMS e ISS, entre outros.

As condições especiais para a quitação de débitos podem abranger:

- Descontos sobre multas e juros para pagamento à vista ou parcelado;

- Opções de parcelamento dos débitos, permitindo que os contribuintes paguem as dívidas ao longo do tempo;

- Além de pessoas físicas e jurídicas com débitos tributários, o programa pode também abranger outras dívidas não tributárias.

O Regularize é particularmente útil para os empreendedores por vários motivos, pois possibilita benefícios diretos e indiretos que podem auxiliar na gestão financeira, na conformidade legal e na sustentabilidade geral do negócio.

A ação permite o parcelamento da dívida em até 145 meses. O tamanho do desconto varia conforme a capacidade de pagamento do devedor – os maiores abatimentos são concedidos a quem tem menor capacidade de quitação.

Nos editais lançados recentemente, somente os valores devidos de até R$ 45 milhões poderão passar por refinanciamento – nesses casos, a quantia das prestações deverá ser superior a R$ 25 para o MEI e R$ 100 aos contribuintes de outras modalidades. As negociações estão restritas aos débitos inscritos em Dívida Ativa da União, quando a PGFN passa a cobrá-los no Poder Judiciário.

2. Rever prestadores de serviços financeiros e contábeis

O empreendedor também deve ter atenção redobrada à prestação de serviços financeiros e contábeis para a empresa, com revisões periódicas da escolha de contadores. Trata-se de um segmento fundamental para o negócio, ao promover a organização das informações e dos cálculos sobre o empreendimento.

De acordo com Fernando José, contador na Agilize Contabilidade Online, as possíveis irregularidades em que a empresa pode se enquadrar caso erre na escolha de contadores incluem:

- Falha no envio das obrigações legais do empreendimento;

- ⁠Ausência de compliance, ou seja, a empresa perde um controle fiscal;

- Tributação equivocada, resultando em multas e penalidades.

3. Organizar a documentação adequada para regularização fiscal, jurídica e financeira

A organização de documentos serve como suporte relevante na validação de informações em diversas áreas da corporação. Documentos comprobatórios possuem relevância na área contábil porque são usados pela contabilidade para evidenciar todos os dados submetidos às autoridades fiscais.

A gestão documental envolve uma sequência de processos para que o empreendimento tenha controle de informações, recibos, comprovantes e registros importantes para as operações. Esses procedimentos facilitam o trabalho da contabilidade, pois evitam erros nos registros da empresa.

Também é importante lembrar que os documentos bem geridos minimizam a vulnerabilidade a acessos não autorizados e garantem a confidencialidade das informações em um ambiente de negócios cada vez mais digital – isso proporciona um espaço mais apropriado ao crescimento sustentável da empresa.

Além disso, a gestão documental deve considerar, por questões de segurança, o duplo armazenamento, de modo a assegurar a integridade das informações se houver falhas nos sistemas.

Atualmente, diversas instituições oferecem cursos voltados à gestão documental, com conteúdo abrangente e que apresenta temas como práticas arquivísticas e procedimentos de protocolo, por exemplo.

4. Separar finanças pessoais e do CNPJ

Um dos cuidados mais relevantes para o empreendedor ter melhor visibilidade das receitas e despesas consiste na separação de contas bancárias entre as finanças pessoais e da empresa. Isso acontece porque a organização financeira garante o registro exato do fluxo de caixa e evita que o empresário gaste o dinheiro pessoal na empresa (ou vice-versa), um equívoco comum no início da jornada empreendedora.

Convém destacar que a abertura de contas PJ ficou muito mais fácil com a chegada ao mercado dos bancos digitais focados em empresas. Assim, o empresário pode recorrer a essas instituições e assegurar a separação adequada das finanças pessoais e do CNPJ.

Além disso, a conta PJ demonstra mais profissionalismo e credibilidade aos fornecedores, clientes e demais pessoas que se relacionam com o empreendimento. Outra vantagem é tornar os números mais claros no momento de fazer as declarações de Imposto de Renda, uma vez que a organização financeira prévia já deixou tudo devidamente separado.

“Controle financeiro é tudo. Faça a separação entre os patrimônios pessoais e os da PJ e solicite sempre um levantamento fiscal do seu empreendimento”, enfatiza o contador Fernando José.

“Na Agilize, contamos com ferramentas inovadoras capazes de filtrar as pendências fiscais e utilizamos a tecnologia a nosso favor o todo tempo. Também temos como diferencial a equipe formada por contadores especialistas, gestão fiscal e contábil integradas em um sistema próprio”, completa.

Para o empresário mudar a situação e regularizar o empreendimento, o contador ressalta a importância do planejamento tributário, da elaboração do plano de negócios e o cuidado permanente em relação ao fluxo de caixa, de modo a potencializar a jornada empreendedora e atingir o sucesso no ramo de atuação.